Las oficinas están cambiando. De ser un punto de encuentro único y obligatorio a que haya tantas como empleados, gracias a la actividad en remoto. De la ludificación abanderada por Silicon Valley (EE. UU.) a la reflexión sobre cómo crear un espacio que encaje con los modelos híbridos. Y de la mera atención de la salud física a una perspectiva integral que contemple el bienestar mental. La forma en la que entendemos el lugar de trabajo está evolucionando en México, para convertirse en un espacio flexible para responder a las necesidades de empleados y empresas.  

El 66 % de compañías ya se está planteando reformar sus espacios físicos para adaptarse a los entornos híbridos, según una encuesta mundial de Microsoft. Sin embargo, los cambios de las oficinas mexicanas van más allá para incluir los métodos de gestión y organización. Más flexibles, productivas y humanas: bienvenidos a las oficinas del futuro.

Repensar el espacio

Hoy en día, "lo primero que pregunta el talento que busca trabajo es cuán flexible es tu organización en cuanto a las políticas de teletrabajo y si existe la posibilidad de trabajar totalmente en remoto", defiende la directora de Gestión humana en Sodexo México, Roxana Aguirre.

En su opinión, los empleados han demostrado que "pueden ser eficientes y productivos desde el home office", por eso, "los modelos de trabajo van a estar muy orientados hacia lo híbrido, con flexibilidad y enfocándose a las necesidades de los trabajadores", añade. Esto implica que las compañías hagan un ejercicio de transparencia y claridad para comunicar sus políticas y en qué posiciones no es posible aplicar estos modelos, apunta la ejecutiva.

El esquema 3-2-2 (divide la semana en tres días de trabajo desde la oficina, dos desde casa y dos de descanso) está ganando popularidad en México, especialmente en las áreas de finanzas y contabilidad, tecnologías de la información, recursos humanos y administración, de acuerdo con un estudio de Manpower y Everest. Sin embargo, en esta adaptación todavía quedan algunas asperezas por limar, dado que únicamente el 27% de los trabajadores en remoto cuenta con condiciones que se ajustan por completo a la reforma en materia de teletrabajo, afirma OCC Mundial. Esta normativa, que entró en vigor en enero de 2021, contempla aspectos como la obligación de las empresas de proporcionar el equipo necesario a los trabajadores y de retribuir una parte proporcional de los gastos en electricidad.  

Para la líder de Recursos Humanos de Accenture en Latinoamérica, Alejandra Ferraro, aunque seguirá habiendo personas que se acojan permanentemente a un esquema 100 % presencial o de home office, por la naturaleza de su ocupación o su ubicación geográfica, la gran mayoría pasarán a modelos híbridos, en los que un concepto clave será el propósito: "Nadie va a estar dispuesto a trasladarse una o dos horas para llegar a los espacios de trabajo para hacer lo mismo que harían en casa, sobre todo si hablamos de transporte público", advierte.

Las propias oficinas, argumenta Ferraro, van a transformarse para impulsar la creación de espacios que favorezcan las actividades de diálogo, la cocreación y la interacción, sacando partido a la espontaneidad que se gana en los encuentros presenciales y dejando las calls para los días que se trabaje desde casa, siempre que sea posible. 

Bajo esta tendencia, se imponen los espacios abiertos y con un estilo amigable, los puestos de trabajo rotatorios y las salas de reuniones que favorezcan el intercambio entre los empleados y la conexión entre el mundo físico y digital. Una tendencia que, a nivel mundial, vuelve a estar liderada por las grandes tecnológicas. Microsoft ha diseñado una sala de conferencias que permite interactuar "cara a cara" con los compañeros que se encuentran trabajando desde casa. Por su parte, Google está apostando por estructuras modulares que se adaptan a las personas que ese día estén en la oficina.

El reto de gestionar el tiempo

La transformación de las oficinas también está revolucionando la forma de entender la productividad. "Muchas compañías empiezan a tener en cuenta el rendimiento y las entregas de sus empleados, en vez de la cantidad de horas que trabajan. Esto significa que los colaboradores tienen más libertad para elegir sus horas, haciendo que el trabajo sea más flexible", apunta la líder de Ventas para Latinoamérica del portal internacional de empleo Indeed, Jodi Kasten. No obstante, agrega que esta facilidad puede convertirse en un arma de doble filo si los empleados acaban "haciendo horas de más para llegar a las fechas de entrega, lo que puede crear un mal ambiente si se sienten cansados y desmotivados por trabajar demasiadas horas".

Sobre este aspecto también alerta Ferraro: desde su empresa ya habían echado por tierra el mito de que el teletrabajo disminuye la productividad, y aun así tuvieron que actuar para que los empleados entendieran la importancia de hacer pausas y fomentar la separación entre la jornada laboral y los tiempos de descanso.

La gestión del tiempo ha sido un camino de aprendizaje para la mayoría de las corporaciones que reforzaron o empezaron a aplicar el trabajo en remoto con la pandemia de coronavirus (COVID-19). Así lo relata la directiva de Sodexo: "Al principio, todo el mundo quería estar en todas las reuniones, a todas horas, hasta que empezamos a ver picos de carga de trabajo, algo que no significa que la persona estuviera siendo productiva. Por ello, empezamos a entrenar a los empleados para que supieran cómo administrar su tiempo, presentar resultados o en qué juntas deberían o no estar".

Para gestionar estas situaciones surgen las cada vez más populares herramientas digitales que facilitan la comunicación y colaboración, el reparto de las tareas y su priorización (como Teams, Zoom, Miro o Microsoft Planner). Aunque también se pueden encontrar programas basados en la vigilancia. Con la utilización de recursos como el aprendizaje automático, son capaces de hacer un seguimiento de la actividad de los empleados y medir su rendimiento; lo que puede reforzarse con el uso de wearables.

Pero no todo el mundo las ve con buenos ojos. El Chief People Officer de Softtek, Luis Revilla, opina: "Estamos hablando de los lugares privados de las personas. Hay software con el que puedo saber perfectamente a qué hora se conecta el empleado, hace una pausa, hay reconocimientos visuales que permiten saber si realmente está mirando la computadora cuando está conectado… Pero ¿vamos a llegar a un grillete tecnológico? Es inviable". A su entender, solo hay un camino: construir un modelo basado en la confianza, olvidar los patrones heredados que responden a "un exclusivo sentido del control" y plantear una organización por objetivos. Y resume: "No podemos seguir administrando lo nuevo con lo anterior".  

Apuesta por la salud mental

México es el país de la OCDE en el que más horas se trabaja: una media de 2.137 horas anuales por persona, mientras que la media del grupo está en 1.726. En el país se registra, además, un alto índice de fatiga por estrés laboral (afecta a tres de cada cuatro mexicanos, según el Instituto Mexicano del Seguro Social -IMSS-), agravado por la pandemia.  

Este contexto supone el caldo de cultivo perfecto para el llamado burnout o "síndrome del trabajador quemado". Como afirma Kasten, "las compañías tienen que entender que es más que sentirse cansado o necesitar una pausa: es la manifestación de un ambiente laboral con estrés continuo", que puede desencadenarse por múltiples factores, como las cargas de trabajo excesivas o la falta de reconocimiento o de autonomía.

Para abordarlo, los líderes deben aprender a reconocer las señales de que están ante un caso de desgaste mental y crear un protocolo de respuesta, destaca la directiva de Accenture. Y comparte algunos indicios del síndrome, como "que una persona se quiebre por un motivo que parezca injustificado, descubrir que tiene insomnio permanente, o que empiece a presentar cambios radicales en su comportamiento".

Los empleados también dan cada vez más importancia a la consideración del cuidado de la salud mental y el bienestar en el ámbito laboral. De hecho, fue el segundo aspecto más votado en la pregunta de cuáles son las iniciativas más importantes que deberían adoptar las empresas, en una encuesta realizada por Indeed a 700 trabajadores mexicanos. Esta exigencia también ha ido permeando en las políticas empresariales, que están poniendo el punto de mira en una atención holística hacia sus colaboradores.

La tecnología también puede ayudar. Por ejemplo, el líder de Softtek comenta cómo en su empresa han incorporado el mindfulness con una aplicación que ayuda a "realizar pausas de meditación de siete u ocho minutos". Con iniciativas como esta y otras relacionadas con la activación física, el objetivo es adoptar un "modelo preventivo" que mejore la calidad de vida de los empleados y que, en consecuencia, repercuta positivamente en la empresa.

Conexión humana 'vs' distancia tecnológica

En un ambiente laboral cada vez más segregado y tecnológico, ¿cómo se pueden reforzar los lazos dentro de los miembros del equipo? Sustituir las reuniones personales por videollamadas puede hacer que el encuentro entre compañeros sea más "frío", pero hay métodos que se pueden implementar para aumentar la vinculación, como que todos los empleados activen su cámara o establecer un anfitrión rotatorio que vaya dando la bienvenida a quienes se incorporen y rompa el hielo promoviendo conversaciones que se darían de manera natural en persona.

Aguirre apuesta por mantener, dentro de lo posible, los típicos encuentros de oficina, como la pausa del café u otras actividades de equipo (por ejemplo, el Día de las Familias), de manera virtual, para no perder la integración en los equipos. Y combinarlos, además, con encuentros presenciales para aquellas iniciativas o proyectos que requieran inteligencia colectiva para arrancar. 

Por su parte, Revilla argumenta: "Antes, teníamos muchos estímulos para crear pertenencia. Ibas a la oficina, te ponías el gafete, veías el edificio con el logotipo de la empresa… Todo ello te decía que formabas parte de esa 'tribu', y ahora no los tenemos. La vinculación se está haciendo a través de las personas, y tenemos que encontrar mecanismos para estar cerca y recordar nuestro propósito".

A medida que las oficinas rompen la inercia mantenida durante décadas y evolucionan para romper su modelo clásico, contribuir a que los empleados tengan una respuesta convincente a la pregunta "¿qué me une a la empresa?" se convertirá en un factor clave en el nuevo entorno laboral. Ayudar a mantener los lazos entre los colaboradores, a gestionar su tiempo y prestar atención a su bienestar pueden ser algunos de los aspectos que ejerzan como pegamento en un mundo en el que, gracias a la tecnología, los equipos están llamados a demostrar que no les hace falta estar cerca para seguir unidos y productivos.