Si una tormenta de nieve azotara Denver (EE. UU.), podría retrasar la entrega de miles de paquetes que viajan por la ciudad antes de llegar a su destino final al otro lado del país. Pero si UPS sabe que se avecina el temporal, ¿cuál es la forma más eficaz de desviar todos esos regalos navideños y pedidos online para sortear el mal tiempo?

UPS lidia con esta pregunta cada invierno. Identificar el centro mejor equipado para gestionar un envío grande y no planificado y la forma más eficiente de transportar esos paquetes es una decisión difícil incluso para los empleados experimentados de UPS. Las variables, entre ellas los tipos de paquetes, sus destinos y los plazos en que deben entregarse, añaden complejidad y podrían retrasar a los ingenieros de UPS o dificultar el ágil intercambio de recursos.

Para resolver este tema, UPS desarrolló recientemente una plataforma online que combina el aprendizaje automático y la analítica avanzada. La aplicación, llamada Network Planning Tools (NPT, algo así como Herramientas de Planificación de Red) permite a los ingenieros de la compañía ver la actividad en los centros de UPS en todo el mundo y redirigir los envíos a aquellos que tienen mayor capacidad. También pueden ver los detalles sobre los paquetes en tránsito, incluidos su peso, volumen y plazos de entrega. 

Aunque UPS ya tiene un sistema llamado ORION que mapea las rutas de entrega final, y un programa de tecnología llamado EDGE centrado en la actualización de los procesos internos de UPS, NPT ofrece a sus ingenieros una vista panorámica del volumen y la distribución de paquetes a través de su red de recolección y entrega.

Foto: Esta pantalla en la aplicación Network Planning Tools muestra qué tipos de paquetes están enviando los clientes a través de UPS. Crédito: UPS

La aplicación obtiene parte de su inteligencia de la IA, y la utiliza para crear pronósticos sobre el volumen y el peso de los paquetes en función del análisis de los datos históricos.  El responsable del desarrollo de NPT para UPS, Rob Papetti, afirma que los algoritmos de aprendizaje automático también analizan las decisiones que toman los ingenieros de la compañía y evalúan cómo afectan a la satisfacción del cliente y a los costes internos. "[La aplicación] comienza a aprender de sí misma y sugiere una opción frente a otra, basándose en lo que nos ha permitido ofrecer un mejor servicio para nuestros clientes", explica.

Este tipo de conocimiento es crucial durante la frenética temporada navideña. Este año, UPS espera entregar el mayor número de paquetes durante ese periodo que en toda su historia: casi 800 millones, un 5 % más que en 2017. Para prepararse, la compañía usó la aplicación NPT para identificar y evitar cuellos de botella, como el de un centro de Illinois (EE. UU.) que tuvo dificultades para procesar los paquetes con rapidez. 

"En unos pocos minutos, pudimos determinar cómo encontrar y aliviar [el trabajo atrasado] en ese centro y así cumplir con nuestros compromisos de servicio a los clientes", cuenta Papetti. "Antes de NPT, nos hubiera llevado por lo menos una semana resolver eso". UPS espera que el programa les ahorre entre 88 y 175 millones de euros al año.

El director del Centro de Transporte y Logística del MIT (Instituto de Tecnología de Massachusetts, EE. UU.), Chris Caplice, sostiene que las compañías como UPS necesitan programas como NPT porque tienen extensas operaciones en carretera, tren y aire y deben poder cambiar de modo rápidamente. "Cuentan con una cartera de opciones y formas para enviar los paquetes [a sus destinos] y eligen las que tienen más sentido", afirma. "Esto debería darles mucha flexibilidad durante la temporada alta [en vacaciones] o siempre que haya alguna interrupción".

Foto: Esta función de la aplicación NPT muestra cuántos paquetes deben ser clasificados en la red de UPS en un día determinado. Crédito: UPS

Si realizamos un pedido online de una empresa que tiene un contrato de envío con UPS, es probable que nuestro paquete se clasifique por código postal en una de las grandes instalaciones de clasificación de UPS antes de ser enviado a otro centro para su distribución local. Dentro de este centro, el paquete se descargará en una cinta transportadora central, se etiquetará con un código de barras, se escaneará con cámaras y se colocará en una serie de camiones, aviones o trenes hasta que se encuentre a unos pocos kilómetros de nuestra dirección. Después, UPS lo cargará en uno de los famosos camiones marrones de la compañía para su entrega.

Este método permite a UPS organizar los paquetes por destino, moverlos a un bajo coste y al mismo tiempo cumplir con los plazos. También posibilita que los ingenieros de la compañía combinen los envíos para ahorrar tiempo y dinero, siempre y cuando tengan información precisa sobre lo que se está moviendo a través de la red.

Antes de NPT, eso era un reto. UPS emplea al menos cuatro perfiles de ingenieros industriales y planificadores de transporte, incluidas las personas que coordinan la carga y descarga de camiones y determinan las horas de trabajo y las tareas para los empleados dentro de los edificios y pilotos. Hasta septiembre, cada uno de esos grupos hacía su propia planificación, generalmente solo para su propio edificio o ubicación, utilizando un software de consumo como Microsoft Access y Excel. 

Según Papetti, los grupos se enviaban listas de correo electrónico entre sí, pero era difícil sintetizar los datos. "Tenías que pasar mucho tiempo intentando comunicarte con todos", explica. "Había que preguntar '¿qué se va a hacer diferente del año pasado?' y luego ver qué significaba ese plan para cada uno".

El lanzamiento de la aplicación NPT les ha dado a esos empleados una plataforma única situada en la nube donde pueden ver datos, ejecutar simulaciones y ayudar a crear sus planes y horarios. La aplicación NPT también proporciona a los ingenieros opciones que los algoritmos de UPS ya han examinado. En esencia, los algoritmos comprenden la distribución de todos los paquetes en cada camión o avión de UPS y pueden descubrir la mejor manera de evitar una ubicación problemática sin dejar de cumplir los plazos y sin sobrecargar a otros centros de UPS.

En el escenario de la tormenta de nieve de Denver, los ingenieros en Portland, Oregón (EE.UU.), podrían entrar en NPT, ver que una cantidad de paquetes con destino a Massachusetts se dirigen al punto con problemas y desviar a algunos de ellos a través del centro de UPS de Chicago, mandando el resto a través del de Meadowlands (Nueva Jersey) para evitar sobrecargar al centro de Chicago (ambos en EE.UU.). Ambas instalaciones podrían clasificar los paquetes y enviarlos para su distribución local a tiempo para cumplir con los compromisos con UPS. La aplicación no incluiría el centro de UPS en Greensboro, Carolina del Norte (EE.UU.), como opción, ya que esa instalación no tiene tanto espacio para cargar los camiones para el noreste y, por lo tanto, no sería un buen desvío.

Foto: Esta herramienta dentro de la aplicación NPT permite a los usuarios redirigir los paquetes entre los centros de UPS. Crédito: UPS

Una vez que los paquetes son redirigidos, la aplicación NPT enviaría notificaciones a los ingenieros de UPS en Chicago y Nueva Jersey para que pudieran prepararse para la llegada. UPS también está vinculando la aplicación a los sistemas de automatización de sus instalaciones y planea usarla para emitir instrucciones de clasificación de paquetes para abril de 2019. Cuando los paquetes se redirigen, los centros podrán reconocer esos envíos y clasificarlos automáticamente en los conductos correctos.

Otra característica de NPT ayuda a los ingenieros a agrupar todos sus paquetes salientes en el menor número posible de camiones o aviones de carga. La aplicación NPT también puede programar los viajes en camión y en avión para que los conductores y pilotos siempre recojan otros paquetes en sus viajes de regreso y nunca vuelvan a casa con los vehículos vacíos. Al igual que el resto de la aplicación, estas características permiten a los empleados de UPS ver una serie de alternativas, evaluarlas y ponerlas en práctica. Papetti describe la aplicación como una plataforma de big data con un motor de simulación que indica a los usuarios las ramificaciones de cada decisión que toman.

UPS ha recibido críticas en el pasado por el desarrollo del software que parece menospreciar el conocimiento y las preferencias de los empleados en nombre de la eficiencia. Eso es lo que algunos piensan sobre ORION, que la compañía comenzó a implementar en 2012. Pero la aplicación NPT permite a los ingenieros de la compañía ignorar los algoritmos y crear sus propios planes, al menos por ahora. 

Aunque ofrece sugerencias y rellena los datos de previsión en ciertos campos, son los ingenieros los que finalmente crean la ruta de los paquetes. Papetti dice que pedirá a los ingenieros que expliquen por qué siguieron sus propias ideas y que proporcionen pruebas de apoyo para que su grupo pueda refinar el software de NPT. "Queremos darles [a los ingenieros] la oportunidad de decir 'eso está mal' y crear una plataforma de aprendizaje para nuestros algoritmos y la inteligencia artificial", sostiene él. 

También esperan que NPT ayude a mejorar la comunicación con los clientes. El experto en logística Mick Mountz, que fundó y dirigió la start-up del almacén-robot Kiva Systems (ahora Amazon Robotics), cree que la capacidad de seguimiento de la aplicación NPT podría ofrecer a los clientes una mejor visibilidad de la red de UPS, de principio a fin. "Cuando usted envía un paquete importante, desea recibir un mensaje de texto cada pocas horas a medida que avanza a través de la cadena de suministro", explica. “Un servicio como este permite que el negocio final sea más eficiente. La visibilidad en general es muy útil, aunque es difícil ponerle un valor".

Papetti destaca que está hablando con personas dentro de UPS sobre el uso de este nuevo nivel de datos y de control para personalizar la forma en la que la compañía trata ciertos paquetes, como el desvío de productos farmacéuticos de áreas con climas desérticos como Phoenix (EE.UU.). 

El profesor del MIT,  Caplice, subraya que el valor de NPT dependerá del compromiso de UPS para respaldar la aplicación, integrarla en sus operaciones y ampliarla con nuevas características, algo que la compañía dice que hará cada tres meses hasta el 2021. "Tomar este tipo de decisiones sobre la marcha es muy difícil", concluye. "Si realmente pueden ser tan dinámicos, será una capacidad increíble, pero hay muchas complicaciones implicadas al hacerlo a gran escala".