Pasar por todos los correos electrónicos es una de las quejas principales de los trabajadores de oficina de todo el mundo. A pesar de las muchas teorías acerca de la forma en que los trabajadores deberían procesar los mensajes entrantes, la mayoría de la gente parece que sigue hundiéndose en el flujo de correos. Esta semana en Defrag 2009, una conferencia tecnológica en Denver enfocada en herramientas y tecnologías para el manejo de datos online, los expertos sugirieron que las mejores estrategias para arreglar el problema de los correos puede que residan en la información y las estrategias que se encuentran en las tecnologías de interacción social por internet.

“Los mails son como la típica lista de tareas gigante y sin fin, y realmente acabas siendo el esclavo de la gran cantidad de cosas que te llegan,” afirmó Lili Cheng, directora general del futuro laboratorio de experiencias sociales de Microsoft. Opina que los mensajes entrantes se tienen que organizar y clasificar de forma más automática.

Particularmente dentro de una empresa, señaló Cheng, hay muchos datos que podrían usarse para procesar los correos de forma más inteligente. Las empresas tienen acceso a la mensajería instantánea, las búsquedas en el escritorio y los mensajes de correo electrónico, además de la información externa proveniente de redes sociales como LinkedIn o Twitter. Esa constelación de información se podría recolectar para organizar los correos dentro de una bandeja de entrada alrededor de ciertos proyectos, o ciertos grupos de contactos.

De forma igualmente importante, añadió, se podría utilizar para quitar énfasis a los correos menos importantes. Cheng afirmó que su grupo había descubierto que alrededor del 70 por ciento de los correos que la gente recibe es información que realmente no necesitan leer, aunque muchos prefieren tenerla archivada. Su grupo construyó un prototipo capaz de crear una sección diferente en la bandeja de entrada para este tipo de mails y extraer un resumen diario al que el usuario pudiese tener acceso.

Los correos se tienen que enmarcar en un contexto más detallado, coincidió en afirmar Michael Cerda, director general fundador de cc:Betty, un sistema diseñado para ayudar a organizar los grupos de discusión. “Despertemos a los datos,” afirmó. “Démosles vida. Si hay sitio, démosles una dirección.”

Ya existen servicios que intentan tratar a los correos de forma más inteligente. El servicio de correo de Google, Gmail, por ejemplo, extrae menciones de la fecha y la hora a partir de los correos y ofrece la posibilidad de enviarlos a un calendario. Xobni, un plug-in para el Microsoft Outlook, proporciona datos estadísticos y sociales de la gente con la que el usuario intercambia correos electrónicos.

No obstante, aún el cofundador de Xobni, Matt Brezina, cree que se puede hacer mucho más para colocar los correos dentro de contexto. “Nosotros sólo hemos hecho lo básico,” afirmó. Podría ser especialmente potente, señaló, añadir información acerca de la localización a los correos electrónicos. Los clientes podrían, por ejemplo, extraer información publicada en redes sociales y usarla para mostrar la localización actual de un contacto. Esto podría ayudar a facilitar las tareas comunes tales como la coordinación de reuniones con personas de distintas compañías.

Más allá de simplemente recolectar información de la bandeja de entrada de un único usuario, los correos se podrían manejar mejor, según sugirió Brezina, si los clientes añadiesen formas de que los usuarios dentro de una organización compartiesen información unos con otros de forma más sencilla. Por ejemplo, se envían muchos correos para obtener información de contacto tal como un número de teléfono. Los mensajes podrían ser redundantes, puesto que puede que mucha gente dentro de la organización pida la misma información. Si hubiese una forma de compartir la información de contacto, los archivos adjuntos y otras piezas de información similares, afirma Brezina, se podría reducir la cantidad de correos que se envían.

No obstante, compartir la información almacenada en las bandejas de entrada no resulta fácil, puesto que a la gente le gusta la forma en que los correos les permiten controlar quiénes entre sus contactos ven qué tipo de información, afirmó Alexander Moore, cofundador de Baydin, una compañía que produce un plug-in de Outlook capaz de buscar archivos en el escritorio de un ordenador y la red compartida que sean relevantes con el contenido de una porción de un correo electrónico. Moore comparte la visión de Brezina en cuanto a la importancia de encontrar formas para compartir más datos a partir de las bandejas de entrada, pero sugirió que las técnicas que se tomen prestadas de sitios sociales como Facebook podrían animar a los usuarios a compartir la información sólo cuando sea apropiado para ellos.

Los correos podrían tener un botón de “Me gusta,” sugirió Moore. De esa forma, si el empleado de una compañía envía una serie de instrucciones útiles, el receptor podría dar a entender al remitente que la información debería ser hecha pública.

Uno de los aspectos más potentes de sitios como Twitter, añadió Moore, es que se han convertido en almacenes de datos que se pueden buscar de forma pública. Mientras que la gente no querría que se pudiesen hacer búsquedas públicas en sus bandejas de entrada, Moore tiene en mente una serie de clientes de correo electrónico que pudieran extraer y hacer un resumen de los datos provenientes de los intercambios de correos y almacenar esa información de forma pública. Al hacer búsquedas en la base de datos resultante se podrían obtener pistas para, por ejemplo, saber quién dentro de la organización fue la última persona en tratar con el reparador de la máquina de hacer copias. 

Cheng, desde Microsoft, señaló que la mejora de las características de los correos mediante la recolecta de información de las redes sociales, así como de información externa, es un acercamiento muy prometedor. No obstante advirtió que cualquier intento de este tipo no estaría exento de preocupaciones en cuanto a la privacidad. Por ejemplo, una empresa puede que encuentre justificación en el almacenamiento de información de sus propios empleados, ¿pero qué ocurre con los contactos en otras compañías a los que se escribe frecuentemente?

Las interfaces de usuario son otra preocupación importante, afirmó, añadiendo que “los correos demandan mucha atención. Obtener la información correcta en la pantalla es un problema de diseño realmente complicado.” Y obtener un diseño que sea prácticamente el correcto no es algo lo suficientemente bueno como para una aplicación tan importante como la del correo electrónico. “Es brutal utilizar un cliente de correo electrónico que no funcione completamente,” señaló Cheng.

Finalmente, afirmó, el propósito final detrás de todos estos cambios en los correos electrónicos tiene que ver con la mejora de la productividad y la colaboración, aunque son conceptos difíciles de medir: “¿Cómo sabes si todo esto realmente te está ayudando, o si en realidad sólo añade ruido al entorno de trabajo y lo hace peor?”