Un tobogán que sirve de escalera, pufs en lugar de sillas y mesas y zonas recreativas para despejar la mente. Esta no es la descripción de una zona de retiro espiritual, sino la de la sede de Google en San Francisco (EE. UU.). El gigante tecnológico es una de las máximas referencias en lo que a nuevas oficinas se refiere. Las suyas se han convertido en lugares de trabajo inteligentes y adaptados a las necesidades del equipo, en los que el bienestar y la tecnología se integran para conseguir empleados más eficientes y felices.

El modelo clásico de las oficinas está desapareciendo, el objetivo ahora es crear áreas que se adapten a las personas, a la transformación digital y a las nuevas fórmulas de trabajo. La VIII encuesta sobre la felicidad en el trabajo, realizada por Adecco, detalla que la productividad de los empleados podría mejorar hasta un 36 % con un cambio cultural, digital y espacial adecuado. Por su parte, en el informe People. Place. And what really matters, elaborado por Unispace, el 96 % de los encuestados reconoce que un espacio de trabajo adecuado puede ayudar a compartir conocimiento, mejorar la cultura de la empresa y aumentar el compromiso de los empleados con la compañía.

Parece que estas cifras están empezando a calar, ya que cada vez más empresas son conscientes de la importancia de diseñar bien sus espacios. Según el estudio Fast forward 2030. El futuro del espacio y del trabajo, elaborado por CBRE y Genesis, el 77 % de los encuestados reconoce que dentro de diez años el espacio físico de trabajo será todavía más importante, sobre todo, debido a la entrada de nuevos perfiles que requieren una mayor inteligencia emocional y creativa.

Los elementos básicos

"Hace más de diez años las oficinas empezaron a dejar de tener multitud de despachos y empezaron a configurarse como espacios abiertos y diáfanos sin ninguna división. Pero no terminó de funcionar porque los lugares de trabajo han ser modulables con instalaciones que permitan cualquier actividad", apunta la directora general de Bouygues Inmobiliaria, Ana Vidal. En esta línea, la directora y cofundadora de la empresa española especializada en diseño de espacios DO WE, Silvia Rivela, comenta que la fórmula que se busca actualmente se basa en tres pilares: personas, tecnología y espacio.

Para Rivela, toda oficina debe contar con una serie de áreas imprescindibles:

1. Espacios para la colaboración. Según Rivela, las salas de reuniones no son el lugar donde más se colabora, ya que los empleados tienden a compartir sus puntos de vista desde su puesto habitual, en las islas de trabajo. Una pared es una barrera muy potente que impide la comunicación.

2. Espacios para la sociabilización y el aprendizaje para fomentar el intercambio de información. Pero eso no significa que haya que acabar con todas las zonas cerradas.

3. Áreas para la concentración o salas de trabajo bien dimensionadas.

4. Tampoco hay que olvidarse de las zonas de descanso. "Si las compañías quieren ganar en productividad, han de trabajar en el nivel de energía de sus empleados", advierte Rivela.

Los riesgos más comunes

No todo son ventajas. La falta de privacidad es uno de los grandes inconvenientes de este tipo de espacios si no se diseñan bien. Según el director comercial de Ofita, Martín López, esto ocurre, sobre todo, en lugares de trabajo totalmente abiertos e insiste en que hay que combinar diferentes espacios.

También está el riesgo de que las empresas implanten nuevos modelos de oficinas solo porque está de moda, sin pensar en lo que necesita el equipo. "Hay que conocer cómo prefieren trabajar los empleados y ofrecerles distintas posibilidades", señala Vidal. En función de ello, habrá que aprovechar el espacio. "Se puede caer en el error de crear demasiadas zonas atractivas, que luego no se usan. Es mejor tener un solo espacio habilitado para las nuevas fórmulas de trabajo y que se pueda emplear para varias cosas según la situación: desde reuniones breves donde se precisa la tecnología o talleres creativos", añade.

Otra línea roja a tener en cuenta es el ruido que se produce en los lugares donde conviven muchas personas. Así lo confirma el estudio Stress and open-office noise de la Universidad de Cornell Gary (EE. UU.). Según la investigación: "el ruido de las oficinas de estilo abierto da lugar a niveles de estrés más altos y disminuye la motivación de los empleados". Medidores de ruido y materiales aislantes son una buena opción para combatir este aspecto.

Espacios personalizados

Aunque las oficinas adaptadas a la nueva naturaleza del trabajo comparten algunos elementos, no puede haber un estándar. No es lo mismo un despacho de abogados, donde la confidencialidad es clave, que una start-up, donde prima la agilidad. "Hay que dar el paso a la arquitectura emocional: un diseño que tenga en cuenta los rituales de los empleados y que transmita los valores de la empresa", matiza Rivela.

Eso es lo que hizo el año pasado Citibox, una start-up que envía productos y servicios a domicilio sin estar en casa, antes de comenzar la renovación de sus oficinas. Los empleados descubrieron que tenían muy pocas zonas para relajarse. Crearon un área con un sofá, estanterías y una gran ventana en la que nadie puede hablar de trabajo. Además, la empresa instaló una pizarra en un pasillo para realizar sesiones de team building, un espacio polivalente para hacer reuniones o formaciones, y una terraza habilitada para trabajar.

Foto: En Citibox han bautizado la sala para descansar como zona segura. Crédito: DO WE.

Aunque a las empresas de reciente creación les cueste menos implantar estos cambios, la tendencia no puede ser desoída por las compañías grandes. Endesa demostró que es posible cuando hace dos años abrió el Open Power Space en su sede de Madrid (España). Se trata de un espacio para acompañar a los empleados en su proceso de transformación digital. Entre otros elementos, este nuevo entorno está configurado por un foro destinado a actividades divulgativas, zonas de trabajo individual habilitadas para realizar videoconferencias y paredes en las que se puede pintar y así tener breves reuniones de pie. Según explica la responsable del Open Power Space, Malena Calva, uno de los principales objetivos es "favorecer el trabajo a través de metodologías ágiles". 

Foto: Espacio habilitado para realizar diversas actividades. Hay zonas abiertas para reuniones informales y áreas cerradas que ofrecen privacidad. Crédito: EDP.

Pero cada empresa debe encontrar la mejor estrategia para ella. López, también recuerda el caso de Manpower que "ha recurrido a los elementos propios de un hogar para que los equipos se sientan más cómodos a la hora de trabajar y les genere menos estrés". Otro ejemplo es el de EDP, que ha creado espacios abiertos con puestos para la comunicación en remoto y ha incluido sistemas magnéticos en los muros para que cada espacio se convierta en un foco de creatividad.

Oficinas inteligentes

En un mundo en el que las personas utilizan a diario la tecnología, ésta no puede faltar en el trabajo. Para Calva, contar con una red wifi robusta es básico. Después, se pueden ir añadiendo servicios accesorios, como pizarras colaborativas para actualizar las presentaciones en tiempo real, programas de videoconferencias, apps para gestionar las salas y un buen sistema de audio. Pero López recuerda que no es necesario incorporar tecnología de última generación a lo loco. Una buena oficina es aquella que se adapta a la actividad de la empresa y que es capaz de personalizar su mobiliario para recordar sus valores a los empleados. Sólo así se harán realidad los datos que confirman la eficacia de estos modelos.

El reto es crear ecosistemas en los que trabajar sea tan cómodo y eficaz como hacerlo desde el propio teléfono. Hoy, en día hasta un smartphone puede convertirse en una oficina. Quizá incluir un tobogán, como ha hecho Google, sea ir demasiado lejos. Cada organización debe descubrir qué necesita para crear entornos que favorezcan la colaboración, digan adiós a las jerarquías y den la bienvenida a las oficinas inteligentes.

*Este reportaje se publicó originalmente en el Blog de Innovación de Sacyr el 27/06/2018