El problema es que muchas empresas tienen tantos presupuestos y divisiones diferentes que se tienen que enlazar muchas hojas de cálculo diferentes. Los errores se acumulan si una fórmula es incorrecta o si los diferentes departamentos tienen diferentes estilos de presupuestar. Eso hace difícil enlazar una hoja de cálculo a otra, o llegar a un pronóstico financiero para el conjunto de la empresa.
Aún así, para muchas empresas, esta opción de bajo coste tenía sentido en comparación con la alte ativa tradicional: paquetes sofisticados, pero caros de gigantes proveedores como SAP, IBM y Oracle. Estos normalmente requieren nuevos equipos informáticos y formación que puede enviar los costes totales para las grandes empresas hasta los cientos de miles, si no millones, de dólares. Recientemente, se ha abierto una tercera posibilidad--gracias a una nueva clase de servicios de predicción alojados en la nube que se venden a través de suscripciones renovables anualmente que cuestan alrededor de 500 dólares por usuario.
Estas nuevas herramientas, ofrecidas por empresas de Silicon Valley como Adaptive Planning y Host Analytics están "[permitiendo que] las empresas de todos los tamaños reemplacen su anticuados modelos de hojas de cálculo de Excel por unas aplicaciones más automatizadas y menos propensas a errores," señala Craig Schiff, director general de BPM Partners, una empresa de asesoramiento especializada en la gestión del rendimiento. Además, puesto que el software se encuentra alojado en el proveedor, las empresas se evitan gastos de capital en nuevos recursos informáticos. Estos sistemas normalmente pueden ponerse en marcha en menos de un mes.
A menudo, cuando se utilizan hojas de cálculo, sólo una o dos personas entienden realmente cómo funcionan--situación que no es propicia para la colaboración y la comprobación de su exactitud, comenta Schiff. "Adaptive Planning ha adoptado mucho más el mantra de la facilidad de uso que cualquiera de los otros vendedores en esta categoría", añade él. Por ejemplo, los directivos a veces quieren crear nuevos escenarios hipotéticos. Con hojas de cálculo, esto implica la creación de varias versiones que son difíciles de organizar. El software de Adaptive Planning tiene integrado un sistema de gestión de versiones para que los administradores puedan estudiar los diferentes escenarios.
Es por eso que las empresas de rápido crecimiento como Zipcar y Pandora se han apuntado a estas herramientas basadas en la nube. Este tipo de empresas "están sometidas a cambios rápidos--y significativos rápido--a medida que crecen," destaca el director general en activo de Adaptive Planning, Greg Schneider. Esos cambios incluyen la introducción de nuevos productos y servicios, la ampliación a nuevos lugares, la creación de nuevos canales de distribución y la evolución de las estructuras de precios. En las empresas, normalmente las personas se envían hojas de cálculo dentro de cada equipo diferente, de modo que cada miembro puede revisar y realizar modificaciones cuando es su tu o. Sin embargo, con el nuevo software, los administradores pueden iniciar sesión en una única versión que detalla las notas y comentarios de cada persona. El resultado es un sistema que promueve la colaboración.
Cualquier empresa que quiera crecer con rapidez requiere este tipo de agilidad--la flexibilidad para crear nuevos escenarios sobre el futuro y cambiar sus planes en consecuencia. Una reciente encuesta realizada por Adaptive Planning con algunos de sus 750 clientes reveló que el porcentaje de empresas que vuelven a planificar, pronosticar o crear escenarios hipotéticos se ha duplicado por 3 de cada 4 empresas. "Siempre ha sido importante saber si será o no será capaz de cumplir con sus objetivos, y si es que no, qué se puede hacer para ajustar su negocio con el fin de hacerlo", afirma Christopher Reale, director de planificación corporativa y análisis para Konica Minolta EE.UU., un fabricante de dispositivos de imagen que forma parte de los clientes más recientes de Adaptive Planning.
Con la adopción de las nuevas herramientas por clientes de este tipo, éstas están impactando en el mercado de software de diseño de modelos predictivos de alta gama--llevando, finalmente, esta tecnología al alcance de casi cualquier empresa, sin importar su tamaño. Los costes más bajos y su simplicidad, afirma Reale, implican que "somos capaces de involucrar a más personas, e incluir más detalles en los procesos de presupuestado y previsión."