¿Puede la inteligencia artificial cambiar realmente la forma en la que trabajamos? ¿Cómo afecta a la eficiencia y, también, a la experiencia y percepción de los propios empleados que se valen de ella? Estas preguntas resuenan en las oficinas de medio mundo desde que la inteligencia artificial generativa empezara a extenderse y demostrar su capacidad para ayudar en numerosas tareas. En Repsol, decidieron comprobarlo con una investigación en la que se dio acceso a una parte de sus empleados al asistente de Copilot para Microsoft 365.

La investigación, realizada por la multienergética española en colaboración con Accenture-Avanade y Microsoft y con la edición de MIT Technology Review en español, deja como grandes datos una satisfacción general por parte de la mayoría de los empleados que hicieron uso de esta tecnología: un 61,9% declara que prefieren no volver a trabajar sin ella. Además, se ha registrado un ahorro medio de más de 2 horas brutas por semana y empleado en tiempo de trabajo.

Eso sí, el análisis también plantea varios retos y puntos de mejora, como la frustración generada cuando la herramienta de IA generativa no ofrecía los resultados adecuados o no funcionaba de la forma esperada.

Para comprobar la utilidad del uso de la IA generativa en los empleados de Repsol, se testó el uso de Copilot para Microsoft 365 y la opinión que tenían de la herramienta en 550 trabajadores, seleccionados para representar a escala la estructura de la compañía por distintos niveles de decisión, departamentos y distribución de género y edad. De ellos, 300 tuvieron acceso a Copilot para Microsoft 365 y los otros 250 actuaron como grupo de control.

Los trabajadores seleccionados participaron en entrevistas y encuestas previas al inicio del experimento, en octubre de 2023, y tras su finalización, en enero de 2024, realizando un total de siete experimentos y casos prácticos para evaluar la funcionalidad de la implementación. Además, se evaluaron y midieron las aplicaciones y entornos en los que los participantes utilizaban más Copilot para Microsoft 365.

Impacto en la eficiencia y ahorro de tiempo

El objetivo principal era medir el impacto de esta herramienta de IA en tres ejes clave: eficiencia, calidad y experiencia del empleado.

Con respecto la eficiencia y al tiempo ahorrado gracias al uso de Copilot para Microsoft 365, los resultados mostraron un ahorro promedio de 121 minutos brutos por semana por empleado, lo que se traduce en 96,8 horas al año. Este ahorro de tiempo permitió a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido y en otras que redundaban en tiempo de calidad, como por ejemplo acciones enfocadas al cuidado de la salud y el bienestar, dedicar tiempo a temas espontáneos o tiempo de cohesión con compañeros.

De hecho, tras aplicar factores de ajuste, el ahorro bruto antes mencionado puede cuantificarse en un ahorro neto en productividad de 15 minutos a la semana por persona. Por otro lado, el tiempo ahorrado restante se invierte en salud, bienestar y networking. "Es importante reseñar que el tiempo restante hasta los 121 minutos, aunque no se consideren productividad, sí se traduce en beneficios asociados a la salud y el bienestar de las personas que impactan en el nivel de compromiso de empleados", cita el paper resultante de la investigación.

También hay diferencias en los resultados por áreas de la compañía y por funciones entre los trabajadores que tuvieron acceso a Copilot para Microsoft 365 para la realización de sus tareas. Los dedicados a Operaciones y Producción fueron el equipo que más minutos brutos ahorró gracias a Copilot para Microsoft 365 (260,41 min/semana), seguidos por Ingeniería y Mantenimiento (225,42 min/semana); Financiera y Seguros (218,67 min/semana). Los que menos fueron Asuntos Jurídicos (34,5 min/semana) o Impuestos y Jurídico (15,02 min/semana). El paper detalla que "esta diferencia, revelada en las entrevistas semiestructuradas, se explica porque estos grupos de familia necesitan una información precisa y consistente en el tiempo, y no les sirven las inferencias que hace Copilot para Microsoft 365 ni tampoco la diferencia de respuesta basada en la información a la que el usuario tiene acceso".

La prueba también muestra que los técnicos cualificados y los profesionales sénior experimentaron los mayores beneficios, con ahorros de tiempo significativos que les permitieron optimizar sus tareas diarias. Este incremento en la eficiencia también se reflejó en la reducción de tareas repetitivas y en la capacidad de realizar análisis más profundos y creativos.

Mejora en la calidad

Otro de los aspectos más destacados de la investigación fue la mejora en la calidad de los entregables de las personas involucradas durante el periodo de análisis. En concreto, la implementación de Copilot para Microsoft 365 resultó en un incremento del 16,2% en la calidad de los resultados, según una rúbrica de evaluación posterior con más de 25 factores medidos. Concretamente, se observaron mejoras significativas en la originalidad (28%), el pensamiento analítico (23,5%) y el diseño (22%).

Este aumento en la calidad no solo benefició a los proyectos actuales, también preparó a los empleados para mejorar sus habilidades en el uso de Copilot para Microsoft 365.

En concreto, los participantes con acceso usaron mayoritariamente la herramienta para:

1. Encontrar información (84,1%)
2. Resumir documentos (83,5%)
3. Extraer conclusiones (71%)
4. Mejorar la creatividad (35,4%)
5. Realizar la planificación del día (32,4%)

Además, consideran que en un futuro Copilot para Microsoft 365 les ayudará más a mejorar la eficiencia (49%); aprender más rápido (14%); y reducir el tiempo dedicado a reuniones (14%). Tras acabar el test, el 61,9% de los empleados con licencia expresaron que no les gustaría volver a trabajar sin esta herramienta. Al final del proceso, el 36,6% de los empleados con acceso a Copilot para Microsoft 365 la usaban entre cuatro y cinco veces por semana. Por contra, los que la usaban menos afirmaban no hacerlo por falta de tiempo, no responder a sus necesidades, y errores de Copilot para Microsoft 365 o limitaciones técnicas.

La IA generativa en el día a día

La implementación de Copilot para Microsoft 365 en Repsol deja varias ideas relevantes sobre la llegada de la IA generativa a las grandes empresas, aunque los autores de la investigación señalan la necesidad de ahondar en estudios con mayores muestras y con mayor duración, especialmente conforme avance también esta tecnología. Tanto para ver los beneficios para el empleado y la compañía, como para valorar el coste de inversión que también supone una integración como esta.

Por ahora, Repsol ha dado un paso más tras las pruebas de esta investigación al extender Copilot Web a la totalidad de su plantilla conectada, de más de 25.000 trabajadores, para que puedan utilizarlo, sea cual sea su área o nivel de responsabilidad. En relación a Copilot para Microsoft 365, dados los resultados previos se ha escalado de 300 licencias a 3000 licencias y la ambición es que se incorporando Copilot para Microsoft 365 de manera progresiva, en función de la acogida y de su adopción con el objetivo de ampliar el número de empleados que dispongan de esta herramienta.

Acceda al paper 'Impacto de la adopción de IA generativa en la eficiencia, calidad y experiencia de empleado en una compañía energética global'