Avance

Servicios que permiten crear y editar documentos en dispositivos móviles de forma productiva.

Por qué importa

Gran parte del trabajo de oficina actual se hace fuera de la oficina.

Actores clave

• Quip
• Quickoffice
• Box
• Dropbox
• Microsoft
• Google
• CloudOn

Una tarde del otoño pasado, David Levine cogió el metro desde su oficina en el sur de Manhattan (Nueva York, EEUU) hasta una reunión en Rockefeller Center en la mitad de la isla. El director de información de la firma de inversiones en start-up Artivest, de 35 años, estaba trabajando en una entrada de blog junto con algunos compañeros y freelancers en Boston (EEUU) y Creta (Grecia). Levine usó una nueva aplicación llamada Quip para escribir la entrada en su iPhone, mientras su conexión inalámbrica iba y venía en la línea F al salir y entrar de los túneles. Quip permitió al equipo hacer cambios, añadir comentarios y tener una conversación vía mensajes de texto, todo presentado en un feed de noticias al estilo de Facebook. Cuando la conexión de Levine estaba disponible, la aplicación sincronizaba sus contribuciones con las de todo el mundo para que todos estuvieran trabajando sobre la misma versión.

Si hubieran estado trabajando con un procesador de textos tradicional, el proceso probablemente hubiera implicado una larga ronda de mensajes de correo, archivos adjuntos y un cribado manual de contribuciones dispares. En vez de eso "para cuando salí del metro, la entrada estaba escrita", recuerda Levine, "y para cuando salí de la reunión, estaba subida a la web.

Al software que ayuda a la gente a sacar adelante su trabajo, le ha costado ponerse al día con el hecho de que cada vez más gente trabaja en tabletas y teléfonos. Ahora nuevas aplicaciones hacen que sea más fácil crear y editar documentos sobre la marcha. Mientras, los servicios de almacenamiento de archivos en nube, entre ellos Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive de Microsoft -cuyos precios han caído en picado y cuyos usuarios han subido como la espuma- ayudan a mantener los resultados sincronizados incluso cuando hay múltiples usuarios trabajando en un mismo archivo simultáneamente. Algunos servicios en nube lo hace dividiendo lo que a ojos de los usuarios parecen archivos unificados en entradas separadas, párrafos, palabras, incluso caracteres individuales, en bases de datos fáciles de manipular, algo que permite seguir y combinar los cambios hechos por distintas personas en distintos momentos sin sobresaltos.

Pero los servicios de colaboración móviles nuevos más interesantes no se limitan a replicar el software que estamos acostumbrados a usar en los ordenadores fijos. También destacan un aspecto del trabajo en grupo que recibía muy poca atención en los días en que los compañeros de trabajo ocupaban la mesa de al lado: la comunicación que forma parte intrínseca de la colaboración. Ese intercambio puede tener el mismo valor que el propio contenido, mantener al equipo al día, informar a los participantes que se unen al proceso más tarde y disparar nuevas ideas.

En el software tradicional de procesado de textos, gran parte de esa conversación se pierde en "notas", comentarios o correos electrónicos. Pero las nuevas aplicaciones para editar documentos capturan este flujo de comunicación y lo colocan a la misma altura que el producto del proceso. El servicio de creación de documentos conjuntos de Box, Box Notes muestra unos iconos de avatar en el margen izquierdo para mostrar quién ha contribuido con qué; CloudOn, un editor móvil para Microsoft Office pone en un lugar destacado tanto las conversaciones (comentarios, mensajes), como las tareas (edición, aprobación, permisos); y Quip muestra un hilo de mensajes de texto.

"Es como si te acercaras a la mesa de alguien y dijeras: Lee esto y dime si tienes alguna pregunta", explica el fundador y director ejecutivo de Quip, Bret Taylor, antiguo director tecnológico de Facebook. "Es una experiencia muy íntima y personal que se había perdido desde la llegada del correo electrónico".

Al incorporar series de mensajes sobre el trabajo que se está haciendo, estas aplicaciones reflejan el hecho de que muchas comunicaciones actuales son breves, informales y rápidas. "La mayoría de los jóvenes usan mensajes móviles cortos y dejan el correo electrónico para comunicaciones más formales", señala Taylor.

Para Levine, que ha llegado a publicar una entrada de blog antes de salir de la cama por la mañana (para disgusto de su mujer), esta forma móvil de trabajar está en mucha más consonancia con cómo vive, intentando exprimir hasta la última gota de productividad de cada momento. "Me permite lograr lo que tengo que hacer sin interrumpir mi flujo", afirma. Incluso cuando está en el metro.