Cuando los ejecutivos de Colgate-Palmolive se reunieron el año pasado para pensar cómo colocar a la empresa de productos cosméticos y para el hogar, que tiene 205 años de historia, más y mejor en la era digital, los empleados que tenían teléfonos inteligentes tuvieron mucho que decir.

“La gente andaba preguntando: ¿Por qué no puedo tener mi correo electrónico [del trabajo] en mi propio teléfono?”, recuerda Linda Van de Wiele, directora de colaboración para la organización Global Information Technology de Colgate.

Hasta hace poco, la mayoría de las empresas consideraban los teléfonos móviles de los empleados más como posibles desastres de seguridad a punto de ocurrir que como ayudas a la productividad. Existía la posibilidad de que los trabajadores visitaran páginas web poco seguras, perdieran teléfonos cargados con secretos de la empresa o reenviaran correos electrónicos de la empresa a cuentas personales.

Pero, según las cifras ofrecidas por la empresa de investigación de mercados Gartner, solo este año se venderán 468 milones de teléfonos inteligentes y 70 millones de tabletas y las empresas no se pueden permitir ignorar la oleada de aparatos electrónicos de consumo doméstico que los empleados ya usan para hacer sus trabajos. Y al menos una encuesta entre trabajadores de oficinas ofrece la cifra de que un 37 por ciento de los empleados ya usan aparatos tecnológicos de consumo doméstico o particular para el trabajo sin permiso de la empresa.

“Ha habido una rebelión popular en el mundo de la empresa”, afirma Kevin Cavanaugh, vicepresidente de negocio y tecnología en IBM Collaboration Solutions, una división del grupo de software de IBM.

La difusión generalizada de los teléfonos inteligentes ha conseguido que a algunas empresas grandes les cueste estar al día. Hasta principios de este año, por ejemplo, Colgate solo permitía a unos 1.000 gerentes senior en posesión de Blackberrys de la empresa acceder a los servidores de correo electrónico de la compañía desde sus teléfonos. Esa cifra representa tan solo a un 4 por ciento de la plantilla global de Colgate, compuesta por unos 26.000 trabajadores. Y si se comparan las cifras, ahora mismo uno de cada tres adultos norteamericanos posee un teléfono inteligente, según una encuesta hecha en mayo por comScore.

Colgate reconoció que la “movilidad es el futuro”, según Van de Wiele y que atar a la gente a un ordenador de sobremesa ya no hay cómo justificarlo. El reto era reemplazar un sistema anticuado en el que los empleados transportaban ordenadores portátiles y usaban una lenta red privada para leer el correo electrónico. Colgate tenía que dejar a esos trabajadores usar sus teléfonos personales para acceder a aplicaciones clave, como el correo electrónico y las agendas, pero sin incurrir en más gastos informáticos.

Así que en marzo de este año Colgate ha lanzado lo que se conoce como el programa Trae Tu Propio Aparato (Bring Your Own Device o BYOD, en sus siglas en inglés). Una página web autoservicio que permite a los empleados registrar su teléfono o tableta personal y descargarse una aplicación de IBM denominada Traveler, que proporciona acceso al software de correo electronico y agendas de la empresa (IBM ofrece el programa gratis a los clientes como Colgate que ya usan su software Lotus Notes). Colgate señala que 400 personas se apuntaron el primer día y que 2.500 ya acceden al correo electrónico del trabajo usando el programa de IBM.

Colgate espera que el programa BYOD le suponga un ahorro de dinero. No solo habrá más empleados haciendo el trabajo fuera de la oficina, sino que lo estarán haciendo con aparatos que no ha pagado Colgate. Van de Wiele asegura que en el caso de los 524 empleados que se han apuntado para usar su Blackberry personal, Colgate se ahorra 1 millón de dólares al año en licencias que hubiera tenido que pagar al fabricante de Blackberry, Research In motion, si los aparatos fueran propiedad de la empresa.

Al apuntarse a este programa, los empleados renuncian a parte del control sobre sus aparatos, ya que Colgate puede usar el software de IBM para borrar datos de la empresa a distancia (sin tocar los archivos personales como fotos y música). Así que si roban o se pierde un aparato, o un empleado dimite, Colgate puede asegurarse de que no se pone información de la empresa en peligro. Colgate asegura que aún no tiene información suficiente para decir si hay empleados preocupados por su privacidad.

Tras el lanzamiento con éxito de su página web BYOD, Colgate ahora piensa llevar el programa más allá del correo electrónico. La empresa ha hecho una prueba piloto con una versión para teléfono personal del software de IBM Connections, una especie de cruce entre un Facebook y un Twitter corporativos que sirve para enviar actualizaciones de estatus y compartir archivos. En proyecto: una tienda interna de aplicaciones para que los empleados añadan otras aplicaciones de SAP, el principal proveedor de software para el negocio de Colgate.

Los analistas predicen que, de aquí a tres años, casi todas las empresas tendrán programas BYOD de algún tipo. Alrededor del 72 por ciento de las firmas encuestadas por Aberdeen Group dicen que ya permiten a sus empleados usar sus propios teléfonos inteligentes o tabletas para el trabajo, cuatro veces más que a finales de 2008. Pero mantenerse al día con el rápido cambio en la tecnología móvil de consumo doméstico y personal sigue siende un reto. “Las empresas corren todo lo que pueden, pero aún así van con retraso”, afirma el analista de móviles del Aberdeen Group Andrew Borg. Con casi toda seguridad se puede afirmar que los Colgates del mundo tendrán que seguir corriendo durante muchos años.