Las redes sociales como Facebook y Twitter funcionan bien porque a la gente le gusta compartir su vida con los amigos. En la oficina, sin embargo, usar la red social con nuestros compañeros puede parecer una obligación. Muchas empresas están adoptando herramientas de redes sociales con la esperanza de fomentar la colaboración entre sus empleados, pero si estos no se inscriben y participan, el esfuerzo no merece la pena.

Para solucionar este problema, los laboratorios de HP han creado una red social laboral que se construye a sí misma. La aplicación web, conocida como Collective Project, hace un seguimiento de los documentos internos creados o abiertos por cerca de 10.000 empleados de Hewlett-Packard. Asigna palabras temáticas a cada documento para poder después extraer su contenido y luego calcula la similitud para crear mapas de conocimiento y árboles de familia centrados en los empleados y en las áreas temáticas. El objetivo del proyecto es mostrar cómo las personas dentro de una gran organización se pueden conectar de forma automática sobre la base de 'la deducción de su experiencia', lo que proporciona un recurso que el personal puede usar para buscar respuestas a sus preguntas.

"No hay que actualizar el perfil, no hay que declarar tus intereses o experiencia, no hay que hacer búsquedas", afirma Ruth Bergman, directora de HP Labs Israel, que forma parte de la división de investigación de la empresa. "La herramienta hace que el conocimiento esté accesible de forma instantánea, en lugar de ser un laborioso proceso de descubrimiento y de entrada de datos", señala.

En los últimos años, nuevas empresas como Yammer y otras grandes como IBM han dado a conocer herramientas sociales y de colaboración dirigidas a los espacios de trabajo. Bergman afirma que muchas han imitado servicios de consumo como Facebook o Twitter, donde la gente socializa y expresa lo que piensa. Sin embargo, en el trabajo, la gente generalmente busca resolver problemas rápidamente, por lo que una red más pasiva y automatizada puede ser más eficiente.

Dentro de Collective Project, los empleados de HP pueden buscar palabras clave y ver resultados con recomendaciones acerca de documentos útiles y empleados estrechamente vinculados a esos archivos. El personal puede ver los archivos descubiertos, siempre y cuando tengan permisos de acceso. En organizaciones muy grandes, este tipo de minería de datos podría fomentar las conexiones casuales entre empleados que trabajen en diferentes países. Bergman utilizó la herramienta en una conferencia y conoció a un colega que tenía intereses similares y con el que ahora colabora.

El sistema aún no analiza correos electrónicos para detectar patrones de trabajo, pero esta característica se podría agregar una vez que Collective Project se amplíe a toda la organización de HP, afirma Bergman. Además, la directora añade que tendría que hacerse con cuidado, puesto que la privacidad es una cuestión que les preocupa. En la actualidad, los usuarios pueden personalizar los permisos para compartir el contenido completo de algunos documentos, o configurar el sistema para que solo analice la información del documento e impida que pueda ser abierto por otros.

Finalmente, asegura Bergman, la empresa podría comercializar el programa como un producto para otras grandes compañías que requieran formas más rápidas de conectar a sus expertos internos. Por ahora, el proyecto se está expandiendo dentro de Hewlett-Packard. A medida que el programa analiza nuevos documentos se añaden empleados asociados automáticamente a la red.

Sin embargo, la cifra de empleados que puedan agregarse va a bajar. Se rumorea que Hewlett-Packard, una de las compañías de tecnología más grandes del mundo, va a despedir esta semana hasta a 30.000 personas, o el 10 por ciento de plantilla. Un portavoz de HP declinó hacer comentarios.