La cultura de la agilidad forma parte de cada vez más empresas de todo el mundo, y Colombia no es la excepción. Si bien nació como enfoque en el desarrollo de software, poco a poco las organizaciones han entendido que sus beneficios y que sus formas de trabajo pueden permear en más de un área dentro de la empresa, lo que aumenta la eficiencia de los procesos permite gestionar el desarrollo de productos y servicios desde un enfoque nuevo.

Poco a poco, las empresas de diferentes sectores han comprobado que, más allá de un método de trabajo, la filosofía ágil es una nueva manera de concebir la organización, la toma de decisiones, la priorización de las iniciativas, la gestión de presupuestos y la orientación de las actividades de la empresa hacia la generación de valor para el cliente. Así lo afirma el gerente de Transformación Agile para Telefónica Movistar Colombia, Zulay Quiroz: "Se trata de un cambio cultural acompañado de beneficios tangibles a todos los niveles. Es un cambio de mentalidad y una apuesta para obtener resultados de negocio, tanto en la satisfacción de los clientes como en la velocidad para llegar al mercado con un producto nuevo. Esta transformación impacta notablemente en el compromiso y motivación de los equipos de trabajo, homogeniza los procesos y promueve la transparencia".

La motivación

Una de las principales razones para adoptar la cultura ágil está relacionada con la transformación digital, la cual impone a las empresas un ritmo acelerado para generar y ofrecer productos y servicios al mercado a través de canales digitales. Los marcos de trabajo que subyacen tras esta filosofía sirven como caja de herramientas para que las empresas logren sus objetivos clave y mantengan su vigencia.

El vicepresidente Digital de Ecopetrol, Ernesto Gutiérrez de Piñeres, comparte su experiencia: "Hemos aprovechado al máximo la tecnología para generar cambios en las formas de hacer las cosas y en los resultados de la empresa. Queremos facilitar el trabajo de las personas y aportarle eficiencia. Con ese foco, nos hemos unido a las áreas de la empresa para desarrollar 130 soluciones digitales, desarrolladas en un mindset agile y clasificadas en cinco frentes: robótica, analítica, inteligencia de negocio, productividad y desarrollos a medida".

Otra de las grandes virtudes de la agilidad es la capacidad que brinda para aportar mayor valor hacia sus clientes. El Middle Americas Digital Transformation Manager en AB InBev, Lucio Urbina, afirma: "Los métodos ágiles nos permiten experimentar, entregar mayor valor al cliente, reducir el riesgo en la aceptación del producto, mejorar los tiempos y obtener una aceleración increíble en la curva de aprendizaje para equipos de alto desempeño".

Los clientes de las empresas que adoptan la agilidad no necesitan esperar al producto completo para obtener resultado, sino que están integrados en el proceso de trabajo de manera continua. Por medio de entregas tempranas que permiten retroalimentación constante de los clientes, se consigue cubrir de mejor forma las necesidades de negocio y disminuir el riesgo de incidencias o sobre costos por retrabajos.

Asimismo, la forma de trabajar que la agilidad impulsa en las organizaciones prioriza la colaboración y comunicación para lograr objetivos comunes. Esto impacta en procesos más sencillos y ordenados que mejoran notablemente la eficacia y el time-to-market.

En muchos casos, las formas de trabajo ágiles acompañan a los laboratorios digitales o de innovación que funcionan como catalizador de la transformación del resto de la compañía. Estos espacios de innovación suelen ser ofrecer los primeros resultados de la transformación y se genera la inercia necesaria para que el proceso de vuelva transversal a toda la organización.

El Agile Head de la Factoría Digital de Scotiabank, Alejandro Posada, confirma: "Creamos la Fábrica con el objetivo de digitalizar el banco. Es un ente autónomo con sus propios objetivos. La clave fue traer personas que traían otra mentalidad, otra manera de hacer las cosas. Al principio fue como si unos extraterrestres aterrizasen en el banco. Tras meses de experiencia, empezamos a mover los cimientos del banco tradicional y hoy ya se notan los primeros efectos de la transformación".

Principales desafíos

Como cualquier cambio, el proceso no siempre es sencillo, y se enfrenta a distintas barreras durante su implementación. Para los expertos colombianos, uno de los principales retos es la reestructuración del organigrama necesario para esta nueva forma de concebir el trabajo en conjunto.

El Agile Coach en Banco de Occidente, Andrés Salcedo, detalla: "Es un reto involucrar a toda la organización en el sistema de trabajo. Vamos a diferentes velocidades, esto genera diferentes objetivos y a veces se pierde el foco que nos trae la agilidad. Por ello, parte fundamental de este proceso consiste en mejorar la consistencia de la implementación y homogenizarla en los tiempos correctos para todos los involucrados".

La transformación ágil también exige una transformación del liderazgo en las capas directivas e intermedias, a quienes puede resultar difícil el cambio, debido a que perciben una pérdida de poder sobre sus equipos y áreas.

Por ello, es necesario un acompañamiento cercano a ellos para que logren transformarse en líderes visionarios o facilitadores. Este cambio va de la mano de una redefinición de los puestos de trabajo, planes de carrera y sistemas de medición del desempeño, que permite a los equipos crecer de distintas maneras, siempre orientadas hacia objetivos comunes.

El director de Arquitectura y Planeación en Banco de Bogotá, Kevin Novoa, explica: "El reto consiste en migrar los roles tradicionales a una concepción de agilidad y economía digital. Nuestra premisa es que la transformación sea sostenible. Hacemos un análisis constante de qué roles y personas generan más valor a la transformación, y los formamos para que ellos formen a los siguientes. Trabajamos para crear agile coaches, centrándonos en sus habilidades y en lo que quieren llegar a ser. El reto consiste en asegurar la capacidad suficiente para formar a todos en un ritmo constante".

La gestión de talento es uno de los grandes desafíos en los distintos niveles de la organización. Generalmente los profesionales entrenados internamente que emprenden esta transformación son especialmente valorados. Los roles clave como scrum masters y agile coaches están muy solicitadas en el mercado laboral y las organizaciones deben estar bien preparadas para no perderlos una vez que los han formado.

El Agile Coach en Grupo Aval-ADL, Robinson Rico, coincide: "Uno de nuestros grandes desafíos es la elaboración de presupuestos flexibles que acompañen la toma de decisiones ágiles. En cuanto al talento, hay desafíos tanto en el reclutamiento como en la retención. Para el primero, nuestra primera consigna es no externalizar el talento. Pero dada la elevada demanda y altos niveles de competencia, también sufrimos fugas".

Finalmente, otro de los grandes desafíos está relacionado con permear la agilidad a toda la organización. A pesar de que suele estar liderada por laboratorios de innovación y áreas digitales, no siempre existe la apertura o el conocimiento que permita llevarlos a otros escenarios de la organización.

Beneficios de la transformación 'agile'

Los beneficios de la agilidad van más allá de la eficiencia, la rentabilidad y el time-to-market. El paradigma ágil también ofrece una mayor visibilidad y atención en el impacto de los esfuerzos día a día en el cliente y el negocio. Así lo afirma el Demand & Delivery Director for Topline en AB InBev, Luis Fernando Carroll: "Las rutinas nos ayudan a no perder el foco y aportar valor en lo prioritario, y a centrarnos en los bloqueos y riesgos que existen para ponerles solución. Esto no solo mejora nuestra experiencia, sino también la percepción de la compañía”.

Otra de las ventajas de la agilidad es la creación de una relación más cercana con los colaboradores y clientes, lo que, a su vez, permite definir con mayor claridad las necesidades, los requerimientos y funcionalidades para el diseño de soluciones que se adapten y satisfagan al usuario.

Pero la agilidad también aporta beneficios en el propio ambiente laboral. La nueva dinámica de poder y liderazgo mejora el clima y la cultura, y aumenta el compromiso y la motivación de los trabajadores y colaboradores. El Head Lab digital en Banco Popular, Mario Montalvo, confirma: "Hemos identificado una reducción en la frustración porque los resultados se ven mucho más rápido. También hay más acceso a la información, ya que logramos romper con los silos y lograr una cierta democratización".

Cinco recomendaciones para el caso colombiano

1. Involucrar a los directivos

Una de esas primeras recomendaciones reside en convencer a todos los directivos de la organización. Resulta necesario contar con ellos como principales aliados durante todo el proceso para enfrentar menores resistencias ante lo nuevo y la incertidumbre que genera en las personas.

2. Comunicar bien

Es importante entender que hay distintos niveles en los que es necesario comunicar e impulsar dicho cambio. No se trata únicamente de que la gente conozca o sepa qué es lo que viene, sino que quiera participar en el cambio. El proceso siempre debe venir acompañado de un mensaje positivo, así como de herramientas, tiempo y acompañamiento para lograrlo de manera conjunta.

3. Desarrollar capacidades internas

Un elemento fundamental reside en el desarrollo de habilidades blandas, puesto que el cambio no implica solamente incrementar conocimientos técnicos o metodológicos, sino una forma de actuar y relacionarse con el trabajo, con otras áreas y los clientes; es fundamental poder atajar las debilidades que puedan ser herederas de un sistema organizacional distinto al que promueve la agilidad.

4. Construir una estrategia propia

Cada empresa puede tener su propia estrategia para lograr este cambio, de manera que, si bien es bueno tomar como referencia lo que otros han adaptado para lograr con éxito la transformación a partir de la agilidad, es también cierto que cada organización puede crear su propia receta en búsqueda del éxito.

Así lo confirma el gerente de Innovación y Dirección de Investigación en Promigas, Marco Sanjuan Mejía: "Estamos desarrollando nuestro propio modelo de trabajo para lograr validaciones más frecuentes y efectivas, así como especificaciones más flexibles".

5. Medir el impacto

Una estrategia clave para convencer a los más escépticos reside en definir los objetivos de negocio y la forma de medir sus avances y resultados. Estos indicadores se convertirán en grandes aliados para eliminar las resistencias vigentes durante el proceso. Como en cualquier cambio, es importante mantenerse enfocado en el objetivo a cumplir. O, como resume el Agile Coach en Banco de Occidente, Andrés Salcedo: "La satisfacción compensa la frustración inicial que genera el proceso de transformación. Sin embargo, la clave se encuentra en seguir por este camino, que es duro, pero finalmente llega con paciencia y confianza".

La experiencia colombiana es una prueba de que los beneficios en un inicio pueden requerir grandes esfuerzos, pero sus resultados no tardarán en verse reflejados en un cambio total de la cultura organizacional de las empresas, en una mejora de la eficiencia para los equipos de trabajo y en la consecuente repercusión económica en el negocio, y todo, gracias a una mayor velocidad para poder salir al mercado con nuevos productos y servicios para el cliente.