Tom Malone se negó a aceptar que las conversaciones informales entre los compañeros de trabajo durante las pausas para tomar el café dejaran de existir solo porque la gente trabajara desde casa durante la pandemia. Como investigador que estudia la tecnología y el diseño organizacional, sabía que esa charla amena en el lugar de trabajo podría ayudar a que los trabajadores generarán confianza y crearán vínculos. "Me parecía obvio que deberían existir formas de apoyar estas interacciones informales" mediante las conferencias virtuales y en los espacios de trabajo online.

Por eso, Malone, que da clases en la Escuela de Gestión Sloan del MIT (EE. UU.), trabajó con un estudiante de posgrado para desarrollar el software de código abierto Minglr, que cualquiera puede descargar y usar para reunirse con personas que afirman estar libres para hablar. La interfaz es como la de AIM y Zoom en uno: el panel de la izquierda muestra quién está libre, junto a un avatar e información relevante como el cargo y los intereses de la conversación, el panel central muestra una lista de personas que quieren hablar en ese momento y el panel de la derecha muestra otra lista de los que quieren hablar más adelante.

Malone probó Minglr en una conferencia virtual en junio y escribió un artículo describiendo la reacción. Aproximadamente un tercio de los participantes usaron el software y tuvieron de media dos conversaciones cada uno. Malone reconoce que las herramientas como Minglr y Zoom no reproducen perfectamente la sensación de estar cerca de una máquina de refrescos o de café en el trabajo, pero considera que esas conversaciones improvisadas no deberían perderse por la pandemia.

Foto: La interfaz de Minglr. Crédito: Cortesía Thomas Malone. 

No es el único que piensa que este tipo de interacción casual espontánea se podría rescatar. Como la pandemia ha cambiado tanto la cultura tradicional del trabajo en oficina, los empleados están buscando formas creativas de mantener esa conexión. Y estos cambios probablemente persistirán después de que una vacuna contra el coronavirus (COVID-19) haga que sea seguro para muchos regresar al trabajo. Con las oficinas reconfigurando los espacios abiertos y la posibilidad de eliminar el acceso a lugares comunes como cafeterías y salas de conferencias, este tipo de conversación podría convertirse en algo de otra época.

Si fuera así, sería importante sustituirla. Los expertos sugieren que, en el mejor de los casos, un lugar de trabajo sin interacción entre los grupos aislados (creativos con personal financiero, por ejemplo) podría provocar que las personas se sientan como abejas obreras. En el peor de los casos, podría afectar a la creatividad y la colaboración.  La profesora de lingüística de la Universidad de Georgetown (EE. UU.) Deborah Tannen, destaca que este tipo de charla trivial "es fundamental porque mantiene activos los mecanismos de las relaciones" y puede crear un terreno común.

La tecnología ha ofrecido varias soluciones ad hoc para algunas conversaciones durante la pandemia. Lives de Facebook e Instagram, Reddit Live, Discord, Twitch y Omegle (un programa que facilita los videochats con personas desconocidas) permiten a los usuarios asistir a una clase de yoga, a una fiesta de baile o a la sesión de "pregúntame lo que quieras" de un influencer.

Pero recrear esos encuentros casuales en el trabajo resulta más difícil en un chat de vídeo, donde las reuniones se planifican con anticipación y la asistencia es restringida. Y para los que dependen tanto del networking y de esas charlas para alegrar sus días de trabajo, los últimos meses han sido insoportables.

"Me encanta ir a eventos y conocer a gente en persona", explica la directora de una agencia de relaciones públicas de la costa oeste de Estados Unidos, Sarah Solomon, acostumbrada a conocer nuevas personas tomando un café y a descubrir posibles clientes en los eventos. Cuando la pandemia dificultó esos encuentros, recurrió a LinkedIn, pero no estaba satisfecha del todo. "Los mensajes solo pueden llevar una relación hasta cierto punto", explica. "Nada se puede comparar con conocer a alguien en persona".

Solomon decidió probar Assemble Network, que organiza pequeños grupos de hasta 14 participantes para reunirse en Zoom una vez a la semana durante un mes. No es tan fortuito como un evento de networking, pero la fundadora de Assemble Network, Jill Katz, asegura que el hecho de que todos los participantes estén interesados en crear conexiones (cobra 225 dólares al mes, unos 190 euros, por cuatro sesiones de 90 minutos) hace que sea más probable que lo hagan.

Katz explica que Assemble Network crea un entorno muy diferente al que ella había observado en los eventos para hacer contactos profesionales antes de lanzar su servicio: grupos de personas dando vueltas con torpeza en un ambiente ruidoso e incómodo, con montones de tarjetas de visita en sus manos. "Pensé, 'Dios mío, esto es un desastre'", recuerda. "Para poder crear una red en este entorno, ¡hay que romper físicamente un círculo!"

Katz lleva dos años al frente de Assemble Network y ha visto crecer tanto el interés que está pensando duplicar su disponibilidad (ella dirige personalmente cada sesión). Solomon reconoce que las conexiones que ha establecido allí han cambiado la manera en la que percibe su potencial como propietaria de una pequeña empresa.

Pero una persona no tiene necesariamente que pagar para intentar recuperar la serendipia del networking en una conferencia.  La reconocida lingüista Gretchen McCulloch ha intentado recrear esa espontaneidad con lo que ella denomina #virtualcoffeebreak.

Update on the "making a virtual conference hallway" experiment: it was really fun!!

I've opened up another window next Sunday afternoon: https://t.co/1OhxPJB1gA

Also, I'm going to start tagging it #VirtualCoffeebreak so I can find these tweets again!

Things I've learned: https://t.co/9noti8bZU4

— Gretchen McCulloch (@GretchenAMcC) August 3, 2020

Tuit 1: Actualización sobre el experimento "crear una sala de conferencias virtual". ¡Fue muy divertido! Abrí otra ventana virtual el domingo por la tarde (…) ¡Además, voy a empezar a usar el hashtag #VirtualCoffeebreak para encontrar estos tuits de nuevo! Tuit 2: Echo de menos tener excusas para conocer a conocidos, personas en común y nuevas personas en los viajes, así que estoy intentando un experimento: 10-15 minutos de huecos para algún tipo de descanso para tomar café virtual.

McCulloch afirma que ha visto probar varios trucos para simular una conversación parecida a la que se entabla cerca de las máquinas de café, incluidas las sesiones paralelas en Discord o hashtags en Twitter para que la gente conozca su disposición para hablar. Pero le preocupaba que estos métodos pudieran atraer a troles o a personas que no estaban necesariamente interesadas en hablar sobre los temas que ella quería comentar. 

Así que creó un formulario de Google con algunas preguntas básicas: "¿Sobre qué quiere hablar?"" ¿En qué zona horaria se encuentra?" Según las respuestas, se crea el horario para charlar con las personas individualmente o en grupo.

Parte de la razón por la que hizo todo ese trabajo inicial fue evitar las aburridas chácharas. "Sé cómo van las conversaciones en estos días", resalta. "Yo no quiero hablar sobre el tiempo ni de la pandemia".

Ese formulario de Google permitió a McCulloch crear una agenda que eliminó la charla trivial. También le dio cierto sentido de control sobre cuándo estaba disponible para hablar y con quién. Esa estructura podría estropear la espontaneidad de una conversación aleatoria entre desconocidos, pero ella lo ve como una importante protección contra el acoso online. "No invitamos a un extraño a casa, y hay algunas limitaciones en el comportamiento público", explica.

Tannen, de la Universidad de Georgetown, señala que la tecnología no puede igualar por completo la libertad de las conversaciones en las pausas para tomar café: es más difícil descifrar el lenguaje corporal en las videollamadas, y los hablantes no nativos y los que tienen discapacidades cognitivas pueden tener más dificultades para entender el sarcasmo o bromas en un entorno virtual. Además, Zoom puede ser agotador, por lo que pedirle a una persona que después del trabajo pase el rato en Zoom puede ser un poco molesto.

Pero Tannen sugiere que estas interacciones casuales son una forma muy humana para que las personas se conecten, independientemente de si ocurren online o en el mundo real. "Esa sensación tan positiva de hablar con alguien y conectar puede durar un tiempo", concluye.